利用WORD打印小册子的说明(图)

【明慧网2002年9月12日】利用WORD 2000的缩放功能可以很方便的进行小册子的打印,下面简单介绍一下缩放功能的使用方法:

1、把要打印小册子的文件按正常打印时排好版,页数最好是4的倍数或8的倍数;

2、选择WORD文件菜单下的打印,如图1;


图1

3、弹出打印窗口,如图2;


图2

4、在打印窗口的右下角有一栏写着“缩放”,其中有两项,一个为“每页的版数”,一个“按纸型缩放”,这里用到是“每页的版数”这个功能。

“每页的版数”是指把正常的几页(几版)按需要打印到一页上,这样就实现了缩印的功能。单击右边的小箭头,出现如下菜单,如图3所示:


图3

从菜单选项可以看出,一共有6项可选,第一项为“1版”,如选择这一项则与原版一样,即正常的一页,打印出来也是一页;如选择第二项,则把正常时的两页打印到一页上了,如现在的文件是40页,则用20页纸就可以了。以下类推,最多可以把16页打到一张纸上。

5、需要说明的是,把多页打到一页上,这时每页的文字都相应的缩小,所以在设置原稿时应把字号设得大一些,如果选择“每页2版”,原稿设置小三号字,则打印出来的字相当于五号字;如果选择“每页4版”,要想打印出来的也是五号字,原稿则应设为二号或小二号(打一张就知道了)。

6、在制作小册子时,有人往往喜欢按杂志那样在中间装订,这里要用到WORD打印中的“页面范围”中的功能,该功能在打印窗口的中间偏左的位置,从图2中可以看到,该功能中有三个选项,如图4所示:


图4

这个功能是使在打印时有的选择打印哪些页,和不打印哪些页,第一项“全部”,是指这个文件中所有的页都打印;第二项“当前页”,是指只打印现在光标所在位置的那一页,其它页则不打印;第三项“页码范围”,是指按在这项后面的文本框中输入的页码进行打印,如果要打印的页码都不连续,每个页号后面有逗号分隔,如:1,3,5,如果中间有些页是要连续打印的,则在起页号间用“-”(减号)分隔,如要打印4到9页,则:4-9,即可。

因为“页面范围”功能中各项都是单选按钮,即在同一时刻只能有一项功能起作用,可以用鼠标在不同功能间切换,哪一项前面有黑点当前就执行哪一项的功能,如上图执行的是打印全部页面的功能。下面图5执行的是按输入页码范围打印的功能,打印的是80页、1页、2页、79页、5页到第17页。


图5

7、打印小册子
在明确了“缩放”和“页面范围”功能后,我们就可以利用这两个功能进行小册子的打印,以二分之一A4大小的小册子为例,方法如下:

排版时,在页面设置时选择A4纸,文件正常排版完成后,在打印时,在打印窗口缩放功能的每页版数项中选择“2版”;在“页面范围”中选择“页码范围”,在它后面的文本框中输入要打印的页码,因为是正反面打印且每页两版,所以正常时的4页内容现在就可以用一张纸的正反面打下了。

现在有一个关键问题是页码范围怎样输入,对于不同页数的文件输入的页码是不同的,现在用一个16页的文件来说明问题,16页的文件,打印时在“缩放”中选择“2版”,正反面打印,只用4张A4纸就够用了。这里有两种办法装订,一个是按无缩放时那样,把纸对折后在外边装订,第二种是象杂志似的在纸的中缝装订,装订后对折就完成了,如果按第一种方法,则输入页码按如下顺序:4,1;2,3;8,5;6,7;12,9;10,11;16,13;14,15。用逗号分隔的两版内容将打在一页上,并且要把2,3页的内容打在4,1页的反面上,这时这张对折后,页码正好按1,2,3,4的排列,如果用于复印,可按单页出,在复印时处理就行了。如果按第二种方法,则输入页码顺序为:16,1;2,15;14,3;4,13;12,5;6,11;10,7;8,9。其它处理办法与第一种一样,也要把有2那页印到有1那页的背面,其它类推,有3和4的页印到正反面……,这时对折后页码顺序为:第一张纸1,2,15,16;每二张纸3,4,13,14;……。按页码排好后就成一本小册子了。

在制作四分之一A4大小的小册子时的道理与此类似,只不过在“缩放”中选择“4版”,按杂志样式做,在输入页码时要考虑的是把第一页和最后一页印在一面上,对折后正好一个在最上,一个在最下,再想办法把第二页印到第一页的后面,倒数第二页印在最后一页的后面,拿16页文件举例,因为每页4版,正反面就8版,用两张A4纸就够用了,页码范围可按下面的输入:(16,1;14,3)、(2,15;4,13)、(12,5;10,7)、(6,11;8,9),在此括号中的表示在一张纸上的四版,分号前的表示在纸的上半部分,分号后的表示在纸的下半部分,把第一个括号和第二个括号的页印到同一张纸的正反面,这样出来后,第一张纸的一面是16、1、14、3;另一面是2、15、4、13,并且正好2在1的后面,15在16的后面,4在3的后面,13在14的后面,把这张A4对折(形成A5大小),使一面上的16,1与14,3分开,另一张也类似处理,再把剪开后的纸按页码顺序排好后在中间装订,然后对折,一本小册子就成了。

如果页数不同,可按这个类推,如有必要进行实验一下就可以了,因为一页纸上是4页或8页,所以排版时最好是4的倍数或8的倍数,便于处理,如实在不够,可用空白页来凑足(一直按回车就可)。










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