读者推荐:Word 2000的安全策略

【明慧网2003年7月8日】安全、保密一直是大家关心的问题,本文将从以下几个方面告诉大家如何使Word 2000在操作时更安全,使Word 2000文档具有更高的保密性。

一、保护文档免受浏览和更改

1、设置打开和更改密码

具体方法有:
(1)新建或打开需要保护的文档,执行菜单命令“工具/选项”,在“选项”对话框中,单击“保存”选项卡(如图),在最下方的“打开权限密码”和“修改权限密码”输入框内可以设置打开文档或修改文档的密码,设置好后点击“确定”按钮,系统要求重新输入密码得到确认,如果不符则会回到选项对话框,重新设置。一切设置好后,重新保存文件,密码即生效。别人在打开你的文档时,如果密码不对,则无法打开。如果设置了修改密码,没有密码则只能以只读方式浏览文档。
(2)用以上方法设置文档不被修改。当用户以只读方式打开时,可以用“另存为”的方式复制修改你的文档,为了解决这个问题可以通过菜单命令“工具/保护文档”打开保护文档设置对话框,选择保护内容为“批注”或“窗体”,再输入相应的密码,点击“确定”按钮确认密码后,保存文档,这时其它用户即使可以看到你的文档也不能修改了,就连光标指针都只能在文档的最前面而不能移动了。

不过要注意,这种Word自带的加密方式并不强,可以被一些程序破解。如果确实需要加密,可以做成zip文件,且一个zip文件里只放一个文件;若需加密多个文件,可先将这些文件做成一个不加密的zip文件,再将这一个zip文件加密压缩成另一个zip文件。更保险的加密可以考虑PGP等。

2.让Word2000建议以只读方式打开文档

执行菜单命令“工具/选项”,在“选项”对话框中,单击“保存”选项卡,选中“建议以只读方式打开文档”复选框,再单击“确定”按钮。

以上方法也可以在保存文档时,通过Word 2000的“文件/保存”对话框设置,具体方法为在“保存”对话框中,点击右上角的“工具”按钮,在随即出现的下拉菜单中点击“常规”选项即可出现如图的“保存”对话框,设置方法与前面相同。

二、去除文档的敏感信息和隐藏信息

1.为了使有些已经被删除的文档资料不再被浏览,必须彻底清除那些已经删除信息。因为如果在“选项”对话框中的“保存”选项卡中选中了“快速保存”复选框的情况下保存文档,然后再将此文档作为文本文件打开的话,则该文档可能会包含以前删除的信息。因此如果是以文本方式打开文档,为了文档中资料的安全,请关闭文本文件并将该文档作为常规的Word文档打开,在保存时清除“快速保存”选项,从而避免一些不必要的资料泄露。

2.在把文档拿给别人共享时或传输资料时,要确保文档不包含一些“不可见”信息,比如一些隐藏的修订标记、批注、隐藏文字等,因此必须仔细审阅,确保已删除。具体方法为:
(1)通过菜单命令“工具/修订/突出显示修订”,在“突出显示修订”对话框中选中“在屏幕上突出显示修订”复选框。还可以在打印出的文档中隐藏修订标记并接受或拒绝要联机发布的文档中的修订标记。
(2)可通过菜单“工具/选项/打印”选项卡,清除“打印文档的附加信息”下的“批注”复选框,还可以删除要联机发布的文档中的批注。
(3)查看、删除隐藏文字可通过“工具/选项/视图”选项卡选中“格式标记”下的“隐藏文字”复选框显示隐藏文字,然后可以像删除其他文字一样删除隐藏文字。

三、防备Word宏病毒,创造一个安全的操作环境

宏病毒是一种计算机病毒,它保存在Word的文档、模板或加载项的宏中。如果用户在操作过程中打开了感染了宏病毒的文档或执行了触发宏病毒的操作,就可能激活宏病毒,并传播到用户的计算机中,从这时起,用Word打开的每个文档都会自动感染上宏病毒。如果其他人打开了这些被感染的文档,宏病毒将会传播到他们的计算机中。Word 2000为防止宏病毒的传播和感染,采取了更改宏病毒防护功能的安全级防范方法,具体设置为:执行菜单命令“工具/宏/安全性”打开安全性对话框,在“安全级”选项卡中可以设置Word宏病毒防范的安全级别:高、中、无三个层次。同时还可以通过“可靠来源”选项卡,设置一个可靠宏来源的列表,如果要打开的文档或要载入的加载项中包含的宏是由这些可靠来源所开发的,则系统会自动启用宏。

如果你确信你的系统已经感染了宏病毒,那就只有借助于杀毒软件,尽快清理干净,以免造成不必要的损失。

而且,这些设置都只能是安装并及时更新管用的防毒软件的辅助手段。

四、防止丢失工作成果

1.利用“自动恢复”功能恢复尚未保存的修改

如果遇到在文档操作过程中死机或停电,而这时你的文档又没有及时保存的话,那就只剩下干瞪眼的份了,为了解决这个问题我们可以利用Word 2000的自动恢复尚未保存的文档的功能。启动它的“自动恢复”功能,具体方法为:在图示的“保存”选项卡中勾选“自动保存时间间隔”,并设置好时间间隔,如图为10分钟,那么Word2000系统每隔10分钟就会将所做的修改保存在一个独立的临时恢复文件中。如果你不得不在未保存文档的情况下重新启动Word或计算机,Word会自动打开恢复文件。恢复文件包含“自动恢复”功能最后一次保存的对文档的修改。

2.自动创建备份

通过勾选“保留备份”选项可以在保存文档时自动创建一个备份,提供了上一次所保存的副本,这样,原文档中会保存当前所保存的信息,而副本中会保存上次所保存的信息。每次保存文档时,新的备份都会取代已有的备份。如果不小心保存了不需要的信息或删除了原文件,则可以通过打开Word备份文档恢复以前的内容。










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