抓紧机会搜集电子邮件


【明慧网二零零八年四月十五日】今年五一长假期间,我开始整理名片,想把电子邮件和电话传到美国,让这些人和我有缘的人能得到真相资料。但名片有上千张,整理起来很费时间。我听说一个同事在用名片机,咨询之后便决定买一台,价格只有1000多元,这样可以和同事们共享,把大家的通讯录也拷贝过来,对他们而言也是做了善事。

我整理了电脑中存储的一部份电话、邮件之后,心想不买名片机也应该可以整理的过来,但不知什么原因,我误操作把文件删除了,整理了一天的资料全部丢失,我意识到自己的想法不对,还是应该买名片机。

丈夫去电子市场买回一台汉王名片通,价格1200多元,只有手掌那么大。把名片通的软件安装到电脑上后,名片通和电脑联上线(自带的,就象插入U盘),就可以扫描了。扫描速度也很快,扫描后电脑上就显示出来,识别率比较高,只是有的英文字母容易识别错,比如把C和E混淆等。遇到这种情况,就点开该张名片修改,再保存。有的时候邮件没有扫描上去,就从新扫描一两遍。但有颜色的名片或对折的名片难以扫描,需要自己录入。我现在一小时可以整理三盒名片,比自己录入的速度快多了。

扫描之后,把内容全选后发送,转换成一个文件,有多种格式可以选择,其中CSV格式可以直接导入outlook,很多人愿意采用。同时,你可以自己选择需要存储的内容,比如单位、部门、职位、电话,传真、手机、邮件、地址等很多项,将来在该文件中检索人名就可查到这些内容,非常方便好用。

我把自己的名片整理完之后,也帮助单位同事整理,大家都很乐意,一般人都有上百张名片。

此外,平时接到别人发来的电子邮件,我也把它们存储起来。平时参加会议,我也主动和别人换名片。这些都是我们的有缘人呀。有时很久不联系的人突然来个电话,我说把邮件留下,便于今后联系,我会把我的联系方式发给你,对方也觉得很自然。

另外,如果能拿到一些单位的通讯录,也可以给所有的人发。因为他们统一采用单位的邮箱,网址是一样的,都是@×××.com.cn,或者@×××.gov.cn、@×××.edu.cn等等。但是,每个单位的邮件编排却不一样,大致有以下几种情况,比如有的是全拼(如张小华是zhangxiaohua),有的是名在前、姓在后(变成xiaohuazhang),有的是中间有横线或有点(如 xiaohua_zhang,xiaohua.zhang),看到几个人的邮件后,发现其中的规律,就可以仿照着列出所有人的名片,尽管其中可能有个别例外,但绝大部份人就可以收到。

有时,我也到一些专业网站,比如大学、律师事务所等网站寻找电子邮件,里面经常有老师、律师的邮件和电话。

因为网上搜索的邮件有些是已经不再用的,有很多单位的邮件也是搜索不到的,所以自己一点点整理还是很有必要的。积少成多,抓紧时间整理,也会找到成千上万张,建议同修们采用,搜集单位、同行、当地的电子邮件。










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